Сильний HR - це не завжди великий штат, а насамперед працююча система. Незалежний HR-консультант та лауреатка Ukrainian Business Award Анна Бабич розповіла, як малому та середньому бізнесу вибудувати ефективні кадрові процеси без роздування відділу.
Для РБК-Україна експертка пояснила, з чого почати діагностику компанії, які чотири блоки є обов’язковими для кожної структури та як розірвати коло постійної плинності кадрів.
Це одна з найпоширеніших помилок. Бізнесу не завжди потрібен великий HR-відділ. Йому потрібна працююча система. Якщо в компанії зрозумілі ролі, описані етапи підбору, є базова адаптація нових співробітників і керівники розуміють, як управляти людьми, багато HR-завдань уже вирішуються значно ефективніше.
У своїй консультаційній практиці я якраз працюю з такими запитами, коли компанії потрібен не масштаб заради масштабу, а зрозуміла і придатна до застосування модель HR-процесів.
Будь-які зміни в HR мають сенс починати не з найму нових людей і не з упровадження окремих інструментів, а з розуміння того, де саме компанія втрачає керованість.
На практиці це може проявлятися по-різному. У когось хаотично відбувається підбір, у когось нові співробітники довго входять у роботу, у когось керівники перевантажені операційними кадровими питаннями, а десь узагалі відсутні зрозумілі правила оцінювання, зворотного зв’язку і розподілу відповідальності всередині команди.
Дуже важливо на першому етапі побачити не лише зовнішні симптоми, а й внутрішню причину. Дуже часто власники формулюють запит як проблему з людьми. Вони кажуть, що складно знайти нормальних співробітників, що команда не дотягує, що ніхто не бере відповідальність. Але в реальності причина нерідко лежить глибше і пов’язана не з самими людьми, а з відсутністю структури.
Коли в компанії не визначені очікування, не описані ролі, не вибудувані процеси підбору й адаптації, навіть сильні співробітники працюють менш ефективно, ніж могли б.
Є чотири базові блоки:
Якщо ці чотири елементи вибудувані, бізнес уже перестає жити в режимі постійного гасіння кадрових питань. У компанії з’являється опора в щоденній роботі з командою, а кадрові рішення стають більш послідовними і передбачуваними.
Саме на такому фундаменті можна поступово вибудовувати повноцінну HR-систему без зайвого перевантаження і хаосу.
Тобто без великого відділу можна побудувати систему.
Більше того, малим і середнім компаніям часто простіше вибудувати HR-архітектуру швидше, ніж великим. У них менше бюрократії, коротший шлях ухвалення рішень і вища гнучкість.
Питання лише в тому, щоб не намагатися копіювати складні корпоративні моделі, а зібрати власну робочу конструкцію під конкретний масштаб бізнесу.
Найчастіше заважає прагнення вирішувати кадрові питання точково, без вибудовування загальної системи.
Власник або керівник бачить конкретну проблему, наприклад незакриту вакансію, перевантаження команди або звільнення співробітника, і намагається швидко усунути саме цей симптом.
У моменті здається, що завдання вирішене. Людину найняли, функцію закрито, процес продовжився. Але якщо в компанії не визначені критерії підбору, не вибудувана адаптація, не розподілена відповідальність і не зафіксовані очікування щодо ролі, така ситуація швидко повторюється.
На практиці це призводить до одного й того самого циклу. Компанія знову стикається з плинністю кадрів, новий співробітник довше входить у роботу, частина завдань залишається на керівникові, команда перевантажується, а управління повертається в ручний режим. Тобто проблему закривають оперативно, але не усувають на рівні причини.
Стійкий результат з’являється лише тоді, коли бізнес перестає реагувати на кадрові збої постфактум і вибудовує повторювану модель.
Підбір має спиратися на зрозумілий профіль ролі, адаптація має мати структуру, а зони відповідальності й очікування повинні бути визначені заздалегідь. Тоді HR починає знижувати хаос, підвищувати передбачуваність і справді підтримувати зростання бізнесу.
Мій підхід пов’язаний із розробкою HR-стратегій, упровадженням recruitment- і onboarding-систем, створенням HR-документації, навчанням менеджерів і налаштуванням процедур, які можна повторювати в щоденній роботі.
Не йдеться про красиву теорію. Йдеться про практичні інструменти, які допомагають компанії знизити плинність кадрів, зробити найм точнішим і дати керівникам ясність у роботі з командою.
У моєму досвіді є як побудова HR-функції з нуля, так і консультування організацій щодо впровадження сучасних HR-рішень, пов’язаних із довгостроковим розвитком бізнесу.
Я бачу кілька дуже зрозумілих ознак.
Я б порадила бізнесу не починати з питання про кількість людей у HR-функції. Набагато важливіше спочатку подивитися на логіку самих процесів.
Дуже часто компанія вважає, що їй потрібен ще один HR-фахівець, рекрутер або офісний координатор, хоча реальна проблема полягає не в нестачі рук, а у відсутності структури.
Якщо всередині компанії не визначені етапи підбору, не зафіксовані очікування щодо ролей, не вибудувана адаптація нових співробітників і не розподілена відповідальність між керівниками, збільшення штату саме по собі не дасть стійкого результату.
Невеликий бізнес цілком може мати сильну HR-систему навіть без великого відділу. Для цього потрібні ясність, послідовність і зрозумілі правила для всіх учасників процесу. Має бути зрозуміло, хто ініціює найм, хто формулює вимоги до кандидата, як відбувається оцінювання, яким чином співробітник входить у роботу і хто відповідає за його адаптацію в перші тижні.
Коли ці елементи вибудувані, компанія отримує не просто більш акуратний HR-контур, а реальну керованість. Саме вона знижує хаос, зменшує залежність від ручних рішень і створює основу для нормального і стійкого зростання бізнесу.
Анна Бабич - незалежний HR-консультант, фахівчиня у сфері HR-стратегії, підбору персоналу, адаптації співробітників і розвитку корпоративних систем, лауреатка Ukrainian Business Award 2022 у номінації "Експерт року", а також учасниця експертної колегії STUD-POINT HR Awards 2023.
У своїй роботі вона допомагає компаніям вибудовувати HR-процеси як зрозумілу і керовану систему, пов’язану із завданнями бізнесу.
Її професійний підхід ґрунтується на практичному налаштуванні recruitment- і onboarding-процесів, розробці HR-документації, навчанні менеджерів і впровадженні рішень, які дають змогу знижувати хаос у кадровій роботі та підвищувати стійкість команди.
Нагадаємо, раніше ми розповідали, у яких галузях зараз найбільше не вистачає фахівців, чому виникла ця проблема й чи зростають зарплати під час війни.