Як перевести трудову книжку в електронний формат: покрокова інструкція
В Україні триває процес переходу на електронні трудові книжки. Пенсійний фонд нагадав, що до 2026 року всі дані про трудову діяльність мають бути оцифровані, а паперові книжки поступово втратять юридичну силу.
Про це розповідає РБК-Україна із посиланням на "Дію" та Головне управління Пенсійного фонду України в Одеській області.
Що потрібно знати про електронні трудові книжки
Електронні трудові книжки офіційно діють із 10 червня 2021 року. Вони покликані спростити облік трудової діяльності українців, мінімізувати паперову бюрократію та убезпечити від втрати документів.
Інформація з електронної книжки використовується для підтвердження страхового стажу, який впливає на право та розмір пенсії. Після завершення перехідного періоду у 2026 році паперова версія стане необов’язковою, але працівник зможе залишити її для особистого зберігання.
Хто має оцифровувати дані
Подати відскановані копії трудової книжки можуть як працівники, так і роботодавці через вебпортал Пенсійного фонду України:
- працівники - через особистий кабінет застрахованої особи;
- роботодавці - через кабінет страхувальника.
Після завантаження документів Пенсійний фонд вносить дані до реєстру застрахованих осіб.
Які документи потрібні
Для оцифрування необхідно підготувати скановані кольорові копії:
- усіх сторінок трудової книжки у хронологічному порядку;
- документів про освіту;
- військового квитка;
- свідоцтва про народження дитини (для жінок);
- у разі втрати трудової - довідок, наказів, виписок чи інших документів, які підтверджують періоди роботи.
Вимоги до сканів: формат .jpg або .pdf, розмір файлу - до 1 МБ, роздільна здатність - 300 dpi.
Як перевірити, чи трудова книжка вже оцифрована
Перевірити наявність електронної книжки можна у кабінеті на порталі Пенсійного фонду. Авторизація доступна кількома способами:
- за електронним підписом (КЕП);
- через Bank ID або Mobile ID;
- за допомогою Дія.Підпису;
- за логіном і паролем після реєстрації у ПФУ.
Якщо в електронній книжці дані лише з 2004 року
Це пов’язано з тим, що страховий стаж почав обліковуватись із 1 січня 2004 року. Дані про періоди роботи до цієї дати можна додати самостійно - достатньо подати скан-копії документів, які підтверджують трудовий стаж.
Раніше РБК-Україна писало, що ПФУ роз’яснив, як враховується трудовий стаж для призначення пенсії. Робота до 2004 року підтверджується записами у паперовій трудовій книжці, а після 2004 року - автоматично через реєстр застрахованих осіб. До 10 червня 2026 року українці мають оцифрувати свої трудові книжки, щоб у системі були всі дані.
Також ми розповідали, що українці можуть швидко отримати витяг з електронної трудової книжки через портал Пенсійного фонду. Для цього потрібно авторизуватися онлайн та подати запит у кілька кліків.