HR-консультант Анна Бабич дала поради, як бізнесу вибудувати HR-процеси без великого відділу

Система важливіша за кількість: чи потрібен бізнесу великий HR-відділ

Це одна з найпоширеніших помилок. Бізнесу не завжди потрібен великий HR-відділ. Йому потрібна працююча система. Якщо в компанії зрозумілі ролі, описані етапи підбору, є базова адаптація нових співробітників і керівники розуміють, як управляти людьми, багато HR-завдань уже вирішуються значно ефективніше.

У своїй консультаційній практиці я якраз працюю з такими запитами, коли компанії потрібен не масштаб заради масштабу, а зрозуміла і придатна до застосування модель HR-процесів.

Побудову HR-функції треба починати з діагностики

Будь-які зміни в HR мають сенс починати не з найму нових людей і не з упровадження окремих інструментів, а з розуміння того, де саме компанія втрачає керованість.

На практиці це може проявлятися по-різному. У когось хаотично відбувається підбір, у когось нові співробітники довго входять у роботу, у когось керівники перевантажені операційними кадровими питаннями, а десь узагалі відсутні зрозумілі правила оцінювання, зворотного зв’язку і розподілу відповідальності всередині команди.

Дуже важливо на першому етапі побачити не лише зовнішні симптоми, а й внутрішню причину. Дуже часто власники формулюють запит як проблему з людьми. Вони кажуть, що складно знайти нормальних співробітників, що команда не дотягує, що ніхто не бере відповідальність. Але в реальності причина нерідко лежить глибше і пов’язана не з самими людьми, а з відсутністю структури.

Коли в компанії не визначені очікування, не описані ролі, не вибудувані процеси підбору й адаптації, навіть сильні співробітники працюють менш ефективно, ніж могли б.

Чотири кити: обов’язкові HR-процеси для малого бізнесу

Є чотири базові блоки:

• Перший - це підбір
• Другий - це адаптація
• Третій - це зрозумілі правила управління і взаємодії
• Четвертий - це розвиток співробітників і керівників хоча б на базовому рівні.

Якщо ці чотири елементи вибудувані, бізнес уже перестає жити в режимі постійного гасіння кадрових питань. У компанії з’являється опора в щоденній роботі з командою, а кадрові рішення стають більш послідовними і передбачуваними.

Саме на такому фундаменті можна поступово вибудовувати повноцінну HR-систему без зайвого перевантаження і хаосу.

Тобто без великого відділу можна побудувати систему.

Більше того, малим і середнім компаніям часто простіше вибудувати HR-архітектуру швидше, ніж великим. У них менше бюрократії, коротший шлях ухвалення рішень і вища гнучкість.

Питання лише в тому, щоб не намагатися копіювати складні корпоративні моделі, а зібрати власну робочу конструкцію під конкретний масштаб бізнесу.

Пастка симптомів: що заважає власникам навести лад у кадрах

Найчастіше заважає прагнення вирішувати кадрові питання точково, без вибудовування загальної системи.

Власник або керівник бачить конкретну проблему, наприклад незакриту вакансію, перевантаження команди або звільнення співробітника, і намагається швидко усунути саме цей симптом.

У моменті здається, що завдання вирішене. Людину найняли, функцію закрито, процес продовжився. Але якщо в компанії не визначені критерії підбору, не вибудувана адаптація, не розподілена відповідальність і не зафіксовані очікування щодо ролі, така ситуація швидко повторюється.

На практиці це призводить до одного й того самого циклу. Компанія знову стикається з плинністю кадрів, новий співробітник довше входить у роботу, частина завдань залишається на керівникові, команда перевантажується, а управління повертається в ручний режим. Тобто проблему закривають оперативно, але не усувають на рівні причини.

Стійкий результат з’являється лише тоді, коли бізнес перестає реагувати на кадрові збої постфактум і вибудовує повторювану модель.

Підбір має спиратися на зрозумілий профіль ролі, адаптація має мати структуру, а зони відповідальності й очікування повинні бути визначені заздалегідь. Тоді HR починає знижувати хаос, підвищувати передбачуваність і справді підтримувати зростання бізнесу.

Розірвати коло хаосу: роль консультанта у впровадженні змін

Мій підхід пов’язаний із розробкою HR-стратегій, упровадженням recruitment- і onboarding-систем, створенням HR-документації, навчанням менеджерів і налаштуванням процедур, які можна повторювати в щоденній роботі.

Не йдеться про красиву теорію. Йдеться про практичні інструменти, які допомагають компанії знизити плинність кадрів, зробити найм точнішим і дати керівникам ясність у роботі з командою.

У моєму досвіді є як побудова HR-функції з нуля, так і консультування організацій щодо впровадження сучасних HR-рішень, пов’язаних із довгостроковим розвитком бізнесу.

Маркери успіху: як зрозуміти, що HR почав працювати правильно

Я бачу кілька дуже зрозумілих ознак.

• Перша ознака полягає в тому, що кадрові питання перестають замикатися виключно на власникові. Якщо кожен найм, кожен конфлікт, кожне звільнення і кожна адаптація проходять лише через одну людину, система ще не вибудувана.
• Друга ознака пов’язана з якістю входу нового співробітника в компанію. Якщо людина з перших днів розуміє свою роль, зону відповідальності, правила взаємодії й очікуваний результат, значить адаптаційний процес уже працює правильно.
• Третя ознака полягає у зниженні управлінського перевантаження у керівників. Коли менеджеру не доводиться щоразу вручну пояснювати базові речі, наново формулювати очікування щодо позиції й в індивідуальному режимі утримувати процес, це свідчить про наявність працюючих HR-механізмів.
• Четверта ознака - це повторюваність. Якщо компанія вміє проходити через підбір, адаптацію і подальший супровід співробітників без хаосу, без постійних збоїв і без відчуття, що щоразу все починається з нуля, значить HR-функція вже приносить реальну практичну користь бізнесу.

Головна порада: як отримати результат без роздування штату

Я б порадила бізнесу не починати з питання про кількість людей у HR-функції. Набагато важливіше спочатку подивитися на логіку самих процесів.

Дуже часто компанія вважає, що їй потрібен ще один HR-фахівець, рекрутер або офісний координатор, хоча реальна проблема полягає не в нестачі рук, а у відсутності структури.

Якщо всередині компанії не визначені етапи підбору, не зафіксовані очікування щодо ролей, не вибудувана адаптація нових співробітників і не розподілена відповідальність між керівниками, збільшення штату саме по собі не дасть стійкого результату.

Невеликий бізнес цілком може мати сильну HR-систему навіть без великого відділу. Для цього потрібні ясність, послідовність і зрозумілі правила для всіх учасників процесу. Має бути зрозуміло, хто ініціює найм, хто формулює вимоги до кандидата, як відбувається оцінювання, яким чином співробітник входить у роботу і хто відповідає за його адаптацію в перші тижні.

Коли ці елементи вибудувані, компанія отримує не просто більш акуратний HR-контур, а реальну керованість. Саме вона знижує хаос, зменшує залежність від ручних рішень і створює основу для нормального і стійкого зростання бізнесу.

Хто така Анна Бабич

Анна Бабич - незалежний HR-консультант, фахівчиня у сфері HR-стратегії, підбору персоналу, адаптації співробітників і розвитку корпоративних систем, лауреатка Ukrainian Business Award 2022 у номінації "Експерт року", а також учасниця експертної колегії STUD-POINT HR Awards 2023.

У своїй роботі вона допомагає компаніям вибудовувати HR-процеси як зрозумілу і керовану систему, пов’язану із завданнями бізнесу.

Її професійний підхід ґрунтується на практичному налаштуванні recruitment- і onboarding-процесів, розробці HR-документації, навчанні менеджерів і впровадженні рішень, які дають змогу знижувати хаос у кадровій роботі та підвищувати стійкість команди.